プロジェクトの会議で方針が決まったのに、共有の記録には残っていない。次の会議で「結局、どうすることになったんでしたっけ」と確認し直す。そんな場面を想像してみてください。

記録するつもりはあっても、次の予定が始まり、手元のメモだけが残ることはあるでしょう。「忘れずに書いておいて」と伝えるときに、行動する場面をどう整えるかまで考えるのが、今回のテーマです。

ジェームズ・クリアーの『ジェームズ・クリアー式 複利で伸びる1つの習慣』の要点を短く整理し、会議の決定を記録する例に当てはめてみます。

要点は3分の要約へ。会議で試す例や、1on1の質問から読むこともできます。

3分でつかむ本書の要点

本書は、小さな行動の繰り返しが積み重なること、その行動を続けやすくする仕組みを重視します。目標が「何を達成したいか」なら、仕組みは「日々、何をするか」です。著者による目標と仕組みの説明（英語）

もう1つの考え方は、なりたい自分に合った行動を重ねることです。例えば「合意したことを、ほかの人が確認しやすく残す人になりたい」と考えて、小さく実践します。上司が部下の人物像を一方的に決めるための話ではありません。著者による説明（英語）

習慣の流れを、きっかけ、欲求、行動、報酬として整理し、良い習慣をつくる方法を4つの法則で示します。

やめたい習慣では逆に、きっかけを見えにくくする、魅力を減らす、手間を増やす、直後の結果を変えると考えます。著者による4つの法則の説明（英語）

ここまでが短い要約です。以下では、チーム全体が一変するという話ではなく、繰り返す1つの行動をどう変えられるかを考えます。

記録を会議の終わり方に組み込む

会議の決定を記録できていないなら、まずどこで止まっているかを聞いてみます。共有ファイルが見つけにくいのか、書く人が決まっていないのか、全員がすぐ次の予定に移ってしまうのか。同じ「記録がない」でも、事情は違うはずです。

例えば、記録先を開くまでに手間がかかり、入力は会議後に任されているとします。書く担当者と、次のような変更を相談できます。以下は、本書に掲載された事例ではなく、会議に応用した例です。

きっかけを、行動する場所に置く。 最後の議題の横に、共有ファイルのリンクを置きます。決定について話している間に、記入する行を開きます。後から通知を送っても、すでに別の仕事に移っていれば、また後回しになるかもしれません。

始めたくなるやり方を考える。 一緒に仕事をするのが楽しい同僚がいるなら、会議の終わりに2人で記録する方法を相談できます。全員が去った後に1人で書くより、取り組みたくなるかもしれません。ただし、静かに書くほうがよい人もいます。どちらを好むかは本人に聞きましょう。

最初の手間を減らす。 「決定」「担当者」「次に確認する日」の3欄を用意し、会議の中に1行を書く時間を取ります。詳しい説明が必要なら、誰が追記するかも決めます。始め方を小さくしても、使える記録にする責任がなくなるわけではありません。

書いた直後に、合意を確かめる。 記入したら読み上げて、合意した内容になっているかを参加者に確認します。会議を終える前に記録と確認が済めば、その場で区切りがつきます。それが本人にとって「書いてよかった」という手応えになるかを聞いてみましょう。次の会議で記録が役立つかは、その後に確かめる別の話です。チェック欄が埋まっただけで、役に立ったとは判断できません。

すでにある行動の後に、小さく始める

本書では、すでにある習慣に新しい行動を結びつける方法を紹介しています。また、新しく始める習慣を2分以内でできる形まで小さくする考え方も示します。どんな仕事も2分で終えなければならないという意味ではありません。既存の習慣に結びつける方法（英語）・2分間ルールの説明（英語）

会議なら、進行役が最後の議題を締めくくることをきっかけに、担当者が記入欄を開き、全員がいる間に合意内容を書きます。「チームで記録する」だけでなく、誰が書くかも確認しておきます。

次の数回の会議で試し、そのあとで見直しましょう。記録は残ったか。欠席者が読んでもわかるか。内容を確認する助けになったか、それとも仕事が増えただけか。役に立っていなければ、やり方を変えます。

習慣づくりで約束できないこと

本書の枠組みから、特定の日数で職場の行動が自動的にできるようになるとは言えません。ラリーらの研究では、食事、飲み物、運動などの行動を参加者が自分で選び、同じ場面で繰り返しました。行動の自動化にかかる期間には大きな違いがありました。この会議の改善案や、本書の4法則を検証した実験ではありません。原著論文を読む（英語）

また、記録先を開くことと、正確な決定内容を書くことは別です。前者を始めやすくしても、後者に必要な判断まで省けるわけではありません。

優先順位や権限、仕事量について問題がある場合も、習慣の工夫だけでは解決できません。会議が続いて記入する時間がないなら、時間を確保することもマネジャーの役割です。何度も念を押すだけでは、その時間は生まれません。記録がないことを意欲の問題と決めつける前に、目的や条件を話し合いましょう。

次の1on1で聞いてみたいこと

本人がもう少し続けやすくしたい行動を1つ選び、聞いてみます。

小さく試す内容を一緒に決め、振り返りでは、何が妨げになったか、続ける価値があるかを聞きましょう。1回できなかったことは、やり方を見直す手がかりになります。本人の性格を評価する材料にする必要はありません。

日々の仕事の進め方を見直したい方は、タイムマネジメントを5日間で考える実践記事もご覧ください。

仕事で大切にすることの個人差を話し合う方法として、Attunedのモチベーションアセスメントがあります。独自の11のモチベーターを用いるもので、習慣の自動化や、本書の4法則に従っているかどうかを測るものではありません。